Stufe 3 · Sprint zum Festpreis
Copilot einführen, ohne dass er Dinge findet, die niemand finden sollte.
Microsoft 365 Copilot sieht alles, was die jeweilige Person sehen darf. In gewachsenen Tenants ist das oft viel mehr, als allen bewusst ist: Lohnlisten in offenen Teams, Verträge hinter Links für „jeden“, Projektordner längst Ausgeschiedener. Wir räumen auf, bevor Copilot es zusammenfasst.
Das Problem
Copilot macht keine neuen Lücken. Er macht alte sichtbar.
Was früher niemand fand, weil niemand danach suchte, steht mit Copilot in einer Antwort. Die Berechtigung war schon immer falsch, nur fiel es nicht auf.
„Fasse mir die Gehaltsentwicklung im Team zusammen.“ Und Copilot findet die Excel-Liste aus der Personalabteilung.
offene Teams-Ablage„Was steht im Vertrag mit Lieferant X?“ Gefragt von einer Praktikantin, beantwortet aus einem Link für alle im Unternehmen.
organisationsweite FreigabelinksDer Sprint
Vier Schritte bis zum geordneten Rollout
Jeder Schritt mit Ihren Verantwortlichen, nicht über deren Köpfe hinweg. Was wir ändern, ist dokumentiert und lässt sich zurücknehmen.
- 1
Überfreigaben finden
Wir werten Freigabelinks, Site- und Team-Mitgliedschaften, Gastzugriffe und verwaiste Inhalte aus, wo vorhanden mit den Berichten zur Datenzugriffssteuerung aus SharePoint Advanced Management. Ergebnis: eine Liste der sensiblen Orte mit zu breitem Zugriff.
- 2
Bereinigen
Gemeinsam mit den Besitzern: Links einschränken, Mitgliedschaften korrigieren, Gäste mit Ablauf versehen, verwaiste Sites archivieren. Was nicht sofort geht, nehmen wir gezielt aus der Copilot-Suche heraus.
- 3
Schützen
Wenige, verständliche Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Purview, wo Ihre Lizenzen das enthalten. Dazu Standardeinstellungen, damit neue Freigaben nicht wieder zu breit werden.
- 4
Pilot und Schulung
Copilot für eine Pilotgruppe von 10 bis 25 Personen, eine kurze Nutzungsrichtlinie und Schulungen für Anwender und Admins. Am Ende steht eine Empfehlung für den breiten Rollout.
Ergebnis
Ein Tenant, in dem Copilot nur findet, was er finden soll
Und eine Organisation, die weiß, wie sie es so hält.
- Bereinigte Freigaben an den sensiblen Orten, mit Protokoll
- Bezeichnungen und Standardeinstellungen, die neue Lücken verhindern
- Ausgewerteter Pilot mit Rückmeldungen der Nutzenden
- Nutzungsrichtlinie für KI, abgestimmt mit Datenschutz und Personalvertretung
- Geschulte Admins, die den Zustand halten können
Passt dazu
Vorher prüfen, nachher halten
Prüf-Check vorab
Zwei Wochen, rein lesend. Danach wissen Sie, ob ein Sprint nötig ist oder kleinere Korrekturen genügen.
Zum Prüf-CheckMonatlich nachhalten
Der Reifegrad-Nachweis zeigt, wenn sich neue Überfreigaben einschleichen.
Zum Reifegrad-NachweisKI-Richtlinien
Regeln für den Einsatz von KI, die Mitarbeitende verstehen und die vor Datenschutz und Mitbestimmung bestehen.
Zu den KI-RichtlinienHäufige Fragen
Fragen zur Copilot-Bereitschaft
Hält sich Copilot nicht ohnehin an Berechtigungen?
Doch, und genau deshalb kommt es auf die Berechtigungen an. Copilot zeigt einer Person alles, worauf sie Zugriff hat. Ist der Zugriff zu breit, ist es auch die Antwort.
Brauchen wir E5 oder Purview-Lizenzen?
Nicht zwingend. Der wichtigste Schritt ist das Aufräumen von Freigaben, Gruppen und Gästen, und das geht mit jeder Lizenz. Bezeichnungen und automatischer Schutz sind eine zusätzliche Sicherung, wo Ihre Lizenzen sie enthalten.
Müssen wir alles bereinigen, bevor es losgeht?
Nein. Wir konzentrieren uns auf die Orte mit sensiblen Inhalten. Den Rest nehmen wir bei Bedarf vorübergehend aus der Copilot-Suche heraus und arbeiten ihn danach ab.
Wie bindet ihr Personalvertretung und Datenschutz ein?
Früh. Wir liefern eine verständliche Beschreibung, was Copilot verarbeitet und protokolliert, und stimmen die Nutzungsrichtlinie mit beiden ab, bevor der Pilot startet.
Copilot ist bestellt oder geplant?
Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt. In 30 Minuten klären wir Lizenzen, Zeitplan und ob ein Prüf-Check vorab genügt oder ein Sprint nötig ist.