Problem schildern

Software & Automatisierung

Standardsoftware löst Standardprozesse. Den Rest bauen wir.

Ihre Standardsoftware deckt 80 % ab, und die restlichen 20 % verursachen jeden Tag manuelle Arbeit? Wir bauen genau die fehlende Schicht: Integration, Workflow, Fachanwendung oder KI-Unterstützung, ohne funktionierende Systeme unnötig zu ersetzen.

Prozess ansehen lassen So gehen wir vor

Kennen Sie das?

Wenn Menschen die Schnittstelle sind

Die meisten Unternehmen haben gute Software. Das Problem liegt dazwischen: Daten werden von einem System ins nächste getragen, von Hand, jeden Tag. Besonders bei Treuhändern, Finanzdienstleistern und Dienstleistern mit vielen internen Abläufen.

„Die Kundendaten erfassen wir im CRM und dann nochmals in der Buchhaltung.“

Daten doppelt erfassen heißt: doppelte Arbeit und zwei Wahrheiten.

„Das läuft über eine Excel-Liste. Die kennt nur Frau M.“

Excel als Fachanwendung, ohne Rechte, Historie und Stellvertretung.

„Die Bestellung kommt per Mail, wir tippen sie ins Bexio ab.“

Abtippen ist fehleranfällig und skaliert nicht.

„Unser Ticketsystem passt eigentlich nicht zu unserem Ablauf.“

Der Prozess wird ums Tool gebogen statt umgekehrt.

„Ausdrucken, unterschreiben, scannen, ablegen, weiterleiten.“

Jeder Medienbruch kostet Zeit und verliert Information.

„Wo steht der Auftrag gerade? Ich frage mal rum.“

Status lebt in Köpfen und Postfächern statt im System.

Individualsoftware & Backoffice

Fachanwendungen, die zu Ihrem Ablauf passen

Wenn keine Standardsoftware Ihren Prozess sauber abbildet, bauen wir eine schlanke Web-Applikation dafür. Nicht als Großprojekt, sondern als Werkzeug, das genau das tut, was Ihr Team täglich braucht.

Typisch sind interne Backoffice-Systeme, Erfassungs- und Freigabe-Workflows, Kundenportale oder individuelle CMS, mit denen Fachabteilungen Inhalte selbst pflegen. Wir bauen im Browser, mit Rollen und Rechten, Protokoll und Exporten, und mit Anmeldung über Ihr bestehendes Microsoft-Konto, wenn das sinnvoll ist.

Node.jsPythonREST-APIsDockerEntra ID Login

Woran wir eine gute Fachanwendung messen

  • Sie bildet den echten Ablauf ab, inklusive Ausnahmen und Rückfragen
  • Jede Information wird einmal erfasst und dann weitergereicht
  • Rollen, Rechte und Stellvertretung sind sauber geregelt
  • Jede Änderung ist nachvollziehbar: wer, wann, was
  • Daten lassen sich jederzeit exportieren, ohne uns zu fragen
  • Neue Mitarbeitende verstehen sie ohne Schulungsordner

Schnittstellen

Ihre Systeme müssen nicht ersetzt werden. Oft müssen sie nur endlich miteinander sprechen.

Ihre Mitarbeitenden übertragen Informationen täglich zwischen E-Mail, Bexio, CRM und Ticketsystem? Wir verbinden die Systeme und automatisieren den Prozess, inklusive menschlicher Freigaben dort, wo sie sinnvoll sind. Über offizielle APIs, Webhooks und saubere Berechtigungen.

Bexio

Kontakte, Aufträge, Rechnungen und Belege über die Bexio-API anlegen und abgleichen, statt sie aus Mails oder Formularen abzutippen.

Exchange & Microsoft Graph

Postfächer, Kalender und Anhänge per Microsoft Graph verarbeiten. Mit App-Registrierung, Zertifikat und Zugriff, der auf die nötigen Postfächer begrenzt ist.

Ticketsysteme

Tickets automatisch anlegen, anreichern, zuweisen oder schließen. Oder ein bestehendes Ticketsystem mit einer eigenen Oberfläche ergänzen, die zum Ablauf passt.

CRM

Kundendaten an einer Stelle pflegen und in Buchhaltung, Mail und Projektverwaltung synchron halten. Mit klarer Regel, welches System führend ist.

REST-APIs

Fast jede moderne Software hat eine API. Wir lesen die Dokumentation, testen die Grenzen und bauen eine Integration mit Fehlerbehandlung und Protokoll.

Webhooks & Ereignisse

Statt stündlich abzufragen, reagiert das System sofort, wenn etwas passiert: neue Rechnung, neues Ticket, neuer Eintrag.

Integration besprechen

Automatisierung & KI

Was sich wiederholt, wird System

Viele Abläufe brauchen keine neue Software, sondern eine Automatisierung zwischen den vorhandenen Tools. Und manche Schritte, die bisher Lesen und Verstehen erfordern, kann heute KI vorbereiten.

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Klickarbeit: Daten abgleichen, Dokumente erzeugen, Erinnerungen versenden, Berichte zusammenstellen. Mit Protokoll, Fehlermeldung an die richtige Person und einem klaren Weg, wenn etwas nicht passt.

  • Skripte, Dienste und geplante Abläufe
  • Überwachung statt „läuft hoffentlich“

KI-Agenten & Human-in-the-Loop

KI liest Mails, extrahiert Daten aus Belegen, entwirft Antworten und ordnet Tickets zu. Ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas nach außen geht oder gebucht wird. Pragmatisch, nachvollziehbar und mit klarem Datenschutz.

Mehr zu KI-Agenten

Integrieren oder ersetzen

Wir bauen nicht alles neu. Nur das, was fehlt.

Bestehende Software hat Daten, Nutzer und Gewohnheiten. Oft ist die beste Lösung, sie besser anzubinden. Manchmal ist es ehrlicher, sie abzulösen.

Integrieren, wenn …

  • die Software ihren Kernzweck gut erfüllt
  • eine brauchbare API oder Exportschnittstelle existiert
  • das Team damit vertraut ist und gut arbeitet
  • das Problem zwischen den Systemen liegt, nicht in ihnen

Ersetzen, wenn …

  • der Prozess ständig ums Tool herum gebaut wird
  • Daten nicht oder nur von Hand herauskommen
  • Lizenz- und Anpassungskosten den Nutzen übersteigen
  • eine schlanke Eigenlösung den Ablauf klar besser abbildet

Aus der Praxis

Branchensoftware bleibt. Die fehlende Schicht kommt dazu.

Ein reales Kundenprojekt zeigt das Muster: Das bestehende Buchungssystem wurde nicht ersetzt, sondern über seine Schnittstelle angebunden. Darauf sitzt ein individuelles Frontend für genau diesen Verkaufsprozess.

Zur Referenz

Kundenprojekt · Reisebranche

Faltin Travel: Buchungsplattform für Darts-Reisen

Ausgangslage
Darts-Reisen sollten über einen eigenen Auftritt online verkauft und gebucht werden. Gleichzeitig sollte das bestehende Reise- und Buchungssystem von Traffics weiter genutzt werden.
Lösung
Eine individuelle Buchungs- und Verkaufsplattform unter darts.faltintravel.com, angebunden an das bestehende System von Traffics.

Bestehende Branchensoftware + API-Integration + individuelles Frontend + realer Geschäftsprozess

Beispiel aus der eigenen Entwicklung

Der Belegprozess im Treuhand

Ein illustratives Beispiel, das wir gerade selbst als Produkt bauen: Belege kommen per Mail, Upload und Papier, werden gesucht, nachgefragt und von Hand übertragen. Als System sieht derselbe Ablauf so aus.

1

Einsammeln

Belege aus Mail-Postfach, Upload und Scan landen an einer Stelle.

2

Zuordnen

Mandant, Periode und Belegart werden erkannt, KI schlägt die Zuordnung vor.

3

Prüfen

Fehlende Angaben und Dubletten fallen auf, bevor jemand bucht.

4

Rückfragen

Offene Punkte gehen gesammelt an den Kunden, Antworten kommen zurück ins System.

5

Freigabe & Export

Ein Mensch gibt frei, der Export geht sauber in die Buchhaltung.

Jeder Schritt mit Status, Verantwortung und Protokoll.

Zu unseren Produkten

Vorgehen

Vom Prozess zum laufenden System

Kein Pflichtenheft mit 120 Seiten. Wir verstehen den Ablauf, zeigen schnell etwas Greifbares und bauen dann mit echten Nutzern weiter.

Nils Lappenbusch im Studio vor grauem Hintergrund
  1. 1

    Prozess verstehen 1–2 Termine

    Sie erklären uns den Ablauf, wir schauen ihn uns im echten Betrieb an. Welche Systeme, welche Daten, welche Ausnahmen, wer entscheidet? Daraus entsteht ein Prozessbild, das alle gleich lesen.

  2. 2

    Prototyp in Tagen

    Statt Konzeptpapier ein klickbarer Prototyp mit Ihren Begriffen und, wo möglich, Ihren echten Daten. Was nicht passt, sehen Sie sofort.

  3. 3

    Pilot mit echten Nutzern einige Wochen

    Ein Team arbeitet mit dem System im Alltag. Schnittstellen laufen produktiv, Rückmeldungen fließen direkt in die nächste Version.

  4. 4

    Ausbau schrittweise

    Weitere Teams, weitere Schnittstellen, weitere Automatisierung. In Paketen mit klarem Umfang, nicht als offenes Endlosprojekt.

  5. 5

    Betrieb oder Übergabe laufend

    Wir betreiben und warten das System, oder wir übergeben es mit Dokumentation an Ihre IT oder Ihren Dienstleister. Beides ist vorgesehen.

Eigene Produkte

Wir bauen das auch für uns selbst

Unsere Produkte sind der Beleg, dass wir Prozesse nicht nur beschreiben, sondern in Software übersetzen und dauerhaft betreiben.

Alle Produkte
dmarc-geeks.ch
Startseite von DMARC Geeks
Live

DMARC Geeks

DMARC-Analyse für viele Domains und Mandanten

Sammelt und visualisiert DMARC-Reports, prüft SPF, DKIM und MX und zeigt, welche Absender noch nicht sauber authentifiziert sind. Die Grundlage für den Weg zu p=reject.

Mail-SecurityMulti-TenantSaaS
dmarc-geeks.ch
VibeBoxes
01Beschreiben02KI baut03Box live04Versionen05Rollback
Live

VibeBoxes

Web-Apps per KI bauen und sicher hosten

Beschreiben, was man braucht, die KI baut es, VibeBoxes hostet es: mit eigener Box, Versionierung, Rollback und einer Schnittstelle (MCP), über die die KI direkt veröffentlicht. Hosting in der Schweiz und der EU.

HostingKIMCP
vibebox.ch
dokaudit.de
Startseite von DokAudit
Live

DokAudit

Barrierefreie Dokumente prüfen und beheben

Prüft PDF-Dokumente auf Barrierefreiheit nach PDF/UA und WCAG, behebt technisch lösbare Probleme automatisch und liefert einen nachvollziehbaren Prüfbericht, inklusive KI-Vorschlägen für Alternativtexte.

ComplianceKISaaS
dokaudit.de
Belegsystem für Treuhand
01Beleg02Zuordnung03Prüfung04Rückfrage05Freigabe06Export
In Entwicklung

Belegsystem für Treuhand

Vom Beleg bis zur Buchhaltung ohne Medienbruch

Beleg, Kunde, Zuordnung, Prüfung, Rückfrage, Freigabe, Buchhaltung, Archiv: ein Fachsystem für Treuhänder und Steuerberater, gebaut um den echten Arbeitsablauf.

FachanwendungWorkflowKI
Demo anfragen

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Aus dem Wissensbereich

Automatisierung6 Min. Lesezeit SMTP-Relay ablösen: Mails aus Geräten und Applikationen über Microsoft Graph senden Drucker, Fachapplikationen und Skripte versenden oft noch über SMTP mit Benutzername und Passwort. Microsoft baut Basic Auth dafür ab. So stellen Sie auf Microsoft Graph um – sicher und auf einzelne Postfächer begrenzt. Artikel lesen

Häufige Fragen

Software & Automatisierung: was Sie wissen sollten

Wem gehört der Code?

Das halten wir pro Projekt im Vertrag fest. In der Regel gehören Quellcode und Daten eines individuell für Sie entwickelten Systems Ihnen. Setzen wir eigene, wiederverwendbare Bausteine ein, regeln wir vorab, welche Nutzungsrechte Sie daran erhalten. Ihre Daten lassen sich in jedem Fall exportieren.

Wo laufen die Systeme?

Dort, wo es für Sie passt: bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland oder der EU, auf unserer eigenen Infrastruktur oder bei Ihnen, auf eigenen Servern oder in Ihrer Azure-Umgebung. Die Entscheidung treffen wir gemeinsam anhand von Datenschutz, Betrieb und Kosten.

Was, wenn unsere Software keine API hat?

Dann prüfen wir die Alternativen: Exporte und Importe, Datenbankzugriff, Mail-Eingänge oder Dateiablagen. Das ist oft solide genug. Wenn eine Anbindung nur über Klick-Automatisierung an der Oberfläche ginge, sagen wir offen, wie fragil das ist, und ob ein Ersatz nicht die bessere Lösung wäre.

Warum nicht einfach eine Standardsoftware?

Wenn es eine gibt, die Ihren Prozess gut abbildet, empfehlen wir sie. Wir verdienen nicht an Lizenzen. Individualsoftware lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf Ihr Vorteil ist, wo Standardlösungen nur mit vielen Umwegen passen oder wo es um die Verbindung zwischen mehreren Systemen geht.

Wer kümmert sich um Updates und Fehler, wenn das System läuft?

Das legen wir vor dem Start fest. Entweder übernehmen wir Betrieb, Updates und Support mit klaren Reaktionszeiten, oder wir übergeben das System dokumentiert an Ihre IT oder Ihren Dienstleister. Ein System ohne geregelten Betrieb bauen wir nicht.

Welcher Prozess läuft bei Ihnen noch über Excel und Copy-Paste?

Erklären Sie uns in 30 Minuten, wie der Ablauf heute aussieht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein System lohnt, und einen ersten Vorschlag, wie es aussehen könnte.

Problem schildern kontakt@nils-lappenbusch.de