Kurz gesagt: Doppelte Mails in „Gesendete Elemente“ einer Shared Mailbox entstehen, wenn zwei Mechanismen gleichzeitig eine Kopie ablegen: die Exchange-Einstellung MessageCopyForSentAsEnabled und der Outlook-Registrierungswert DelegateSentItemsStyle. Lassen Sie die Exchange-Einstellung eingeschaltet und setzen Sie den Registrierungswert auf 0. Dann liegt jede Mail einmal in der Shared Mailbox.
Gilt für Exchange Online sowie Exchange Server 2016, 2019 und Subscription Edition (SE), mit klassischem Outlook für Windows und dem neuen Outlook.
Woher die doppelten Mails kommen
Wer aus einer Shared Mailbox sendet, sendet technisch aus dem eigenen Konto. Darum legt Outlook die Mail ohne weitere Einstellung im eigenen Ordner „Gesendete Elemente“ ab. Es gibt zwei Wege, eine Kopie in die Shared Mailbox zu bringen: serverseitig in Exchange oder clientseitig im klassischen Outlook. Sind beide aktiv, liegen zwei Kopien in der Shared Mailbox.
Was in welchem Fall passiert
Microsoft beschreibt die vier Kombinationen so (für Exchange Online dokumentiert, die Einstellung gibt es laut Microsoft auch in Exchange Server):
| DelegateSentItemsStyle (Outlook) | MessageCopyForSentAsEnabled (Exchange) | Ergebnis |
|---|---|---|
| 0 | $true | je eine Kopie im eigenen Postfach und in der Shared Mailbox |
| 1 | $true | zwei Kopien in der Shared Mailbox, keine im eigenen Postfach |
| 0 | $false | eine Kopie im eigenen Postfach, keine in der Shared Mailbox |
| 1 | $false | eine Kopie in der Shared Mailbox, keine im eigenen Postfach |
Wir empfehlen die erste Zeile. Die Exchange-Einstellung gilt laut Microsoft auch im neuen Outlook, der Registrierungswert nur im klassischen.
Schritt 1: Ist-Stand ansehen
In der Exchange Management Shell oder in Exchange Online PowerShell:
Get-Mailbox info@contoso.com | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled,MessageCopyForSendOnBehalfEnabledAuf dem Windows-Rechner der Person, die doppelte Mails sieht:
reg query "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" /v DelegateSentItemsStyleMeldet der Befehl, dass der Wert nicht gefunden wurde, ist er nicht gesetzt. Schritt 3 legt ihn mit 0 an.
Schritt 2: Exchange einschalten
Set-Mailbox info@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueDer erste Schalter gilt für Mails, die „als“ Shared Mailbox gesendet werden (Send As), der zweite für Mails „im Auftrag von“ (Send on Behalf). Ab Werk stehen beide auf $false.
Schritt 3: Outlook-Wert auf 0 setzen
reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" /v DelegateSentItemsStyle /t REG_DWORD /d 0 /fSichern Sie die Registrierung vorher, wie Microsoft es empfiehlt. Starten Sie Outlook danach sicherheitshalber neu.
Schritt 4: Testen
Senden Sie eine Mail als Shared Mailbox. In ihrem Ordner „Gesendete Elemente“ muss genau eine Kopie liegen. Eine weitere Kopie im eigenen Postfach ist in dieser Einstellung normal.
Berechtigungen richtig vergeben
Die Kopie greift nur, wenn die Person die passende Berechtigung hat. Send As in Exchange Online:
Add-RecipientPermission info@contoso.com -AccessRights SendAs -Trustee anna.muster@contoso.comSend As in Exchange Server:
Add-ADPermission -Identity "Info" -User anna.muster -AccessRights ExtendedRight -ExtendedRights "Send As"Bei Add-ADPermission erwartet -Identity den Namen des Postfachs oder seinen Distinguished Name, keine Mailadresse.
Send on Behalf, ohne bestehende Einträge zu überschreiben:
Set-Mailbox info@contoso.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add="anna.muster@contoso.com"}Korrektur zur Fassung von 2023: Die alte Fassung nannte den Schalter -MessageCopyForSendAsEnabled. Er heißt -MessageCopyForSentAsEnabled, der alte Befehl lief also nicht. Die deutschen Einstellungsnamen gibt es in Exchange nicht. Add-RecipientPermission funktioniert nur in Exchange Online. Und -GrantSendOnBehalfTo <user> ersetzt alle bisherigen Berechtigten. Mit @{Add=…} bleiben sie erhalten.
Passend dazu: Benutzer aus einem Migrationsbatch entfernen.
Häufige Fragen
Warum liegt trotzdem eine Kopie in meinem eigenen Postfach?
Das ist bei der empfohlenen Einstellung so vorgesehen. Laut Microsoft legt Exchange bei MessageCopyForSentAsEnabled $true und DelegateSentItemsStyle 0 je eine Kopie im eigenen Postfach und in der Shared Mailbox ab. Doppelt ist erst, was zweimal im selben Ordner liegt. Die eigene Kopie können Sie bei Bedarf löschen.
Gilt das auch für normale Benutzerpostfächer?
Ja, mit Einschränkungen. Früher gab es die beiden Schalter nur für Shared Mailboxes. Laut Microsoft stehen sie in Exchange Online und ab Exchange 2016 CU6 auch für Benutzerpostfächer zur Verfügung, etwa für ein Sekretariat. Für verknüpfte Postfächer (linked mailboxes) gibt es sie nicht.
Reicht nicht der Registrierungswert allein?
Nur im klassischen Outlook. Microsoft nennt dafür eine Bedingung: Outlook muss im Exchange-Cache-Modus laufen. Im neuen Outlook gilt nur die Exchange-Einstellung. Zudem muss der Wert auf jedem Rechner und für jedes Benutzerkonto einzeln gesetzt werden. Wer mehrere Clients nutzt, fährt mit der Exchange-Einstellung besser, weil sie zentral für alle gilt.
Quellen (abgerufen am 17.10.2026)
- Microsoft Learn: Messages sent from a shared mailbox aren't saved to the Sent Items folder (aktualisiert 25.06.2025)
- Microsoft Learn: Set-Mailbox (Message
Copy For Sent As Enabled, Message Copy For Send On Behalf Enabled, GrantSendOnBehalfTo) - Microsoft Learn: Add-RecipientPermission
- Microsoft Learn: Add-ADPermission
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